BTS AG PME-PMI : une organisation spécifique - formule 1+1

, par Felipe Flores, José Da Silva Marques, Lydia Boutrois

La présentation et l’analyse de cette expérience peut être retrouvée, avec d’autres, dans un article publié récemment sur notre site : Recherche-action sur le thème « Pédagogie différenciée et évaluation »

Le BTS Assistant de Gestion PME-PMI a ouvert en septembre 2004 au Lycée Camille Claudel de Mantes-la-Ville (78) sous une nouvelle formule spécifique dite 1+1.

Les étudiants de 1re année ont le statut d’étudiant. La formation se déroule sous statut scolaire au lycée polyvalent C. Claudel.

En seconde année de BTS, les étudiants acquièrent le statut d’apprenti par la signature d’un contrat d’apprentissage d’une durée de 12 mois. La formation se déroule selon le système de l’alternance au sein de l’IFA (Institut de Formation par Alternance) de Mantes-la-Ville au rythme d’une semaine sur deux en entreprise y compris les périodes de vacances scolaires.

L’équipe pédagogique assure la formation des étudiants et apprentis sur les deux années. Deux professeurs du domaine professionnel interviennent à l’IFA du Mantois en poste gagé et les autres professeurs de l’équipe selon le principe de la vacation.

BTS ASSISTANT DE GESTION
PME-PMI

 

Organisation spécifique - formule 1+1

 

La spécificité de cette formation porte sur les points suivants :

I. définition des modalités et critères de recrutement ;
II. organisation spécifique des horaires d’enseignement sur les deux années ;
III. découpage du référentiel des compétences et savoirs associés ;
IV. mise en place d’une démarche pédagogique différenciée et adaptée aux spécificités de ce BTS ;
V. définition de la place et du rôle de l’entreprise mais aussi de l’IFA dans la formation ;
VI. constats et analyse.


- I - Recrutement

La section peut accueillir un effectif de 25 étudiants. Le recrutement peut se faire de plusieurs façons en raison de la spécificité de la formule, à savoir :

  • procédure RAVEL (pour les bacheliers d’Ile de France) ;
  • dossier de candidature de l’IFA à Mantes-la-Ville ;
  • candidature spontanée et motivée (pour les étudiants ayant déjà fait une année d’études supérieures).

Le nombre de demandes traitées pour les différentes rentrées s’élèvent à :

  • septembre 2004 : 118 dossiers
  • septembre 2005 : 127 dossiers
  • septembre 2006 : 148 dossiers

Les dossiers font l’objet d’une sélection fin mai. Tous les professeurs de l’équipe pédagogique participent à cette demi-journée d’étude des dossiers. Une liste principale ainsi qu’une liste complémentaire sont établies.

Sur ce premier recrutement, nous recherchons au maximum un équilibre des origines scolaires (50 % de Baccalauréats Professionnels et 50 % autres Baccalauréats).

Les candidatures spontanées ou tardives font souvent l’objet d’un entretien.
Le recrutement est arrêté une première fois mi-juillet et reprend fin août jusqu’à fin septembre.

Il s’avère qu’au final l’équilibre souhaité n’est pas toujours obtenu.

Origine des étudiants présents à la rentrée de septembre  :

Origine Septembre 2004 Septembre 2005 Septembre 2006
Bac Pro comptabilité
6
3
4
Bac pro secrétariat
6
1
3
Bac pro commerce
1
2
0
Bac STT CG
1
4
1
Bac STT ACA
1
4
4
Bac STT ACC
0
6
1
Bac ES
2
1
1
Bac L
0
1
0
IUT (1re année)
1
1
5
Université
0
0
5
Autres
0
2(1)
1(2)
Effectif total septembre
18
25
28

(1)1 redoublante issue d’un autre établissement, 1 réorientation après une première année de BTS Commerce International  ;
(2) 1 étudiant ayant obtenu un bac pro restauration et qui a effectué une première année de BTS Comptabilité-Gestion. Son projet professionnel étant l’ouverture de son propre restaurant.


- II - Organisation spécifique

Les horaires hebdomadaires proposés tiennent compte de plusieurs facteurs  :

  • hétérogénéité du public ;
  • formation en alternance la seconde année.

C’est pourquoi, il est choisi de mettre l’accent sur :

  • les heures de français et de langues (pour une mise à niveau des étudiants issus de baccalauréats professionnels) ;
  • les heures d’enseignement consacrées à l’utilisation des matériels et l’apprentissage de logiciels (pour assurer une mise à niveau rapide des étudiants et une solide maîtrise dès la fin de la première année de BTS afin d’être performants dès le début de la seconde année en l’alternance).

Horaires hebdomadaires

Matières
BTS 1
BTS 2
Français 4 (4 + 0) 4 (4 + 0)
Anglais - LVI 3 (0 + 3) 3 (0 + 3)
Espagnol - LVII 2 (0 +2) 2 (0 + 2)
Economie - droit 6 (6 + 0) 6 (6 + 0)
APA 1 journée (6 heures) Réalisées en entreprise (3 heures)
Restitution de la vie en entreprise
-
1 (première heure du lundi matin)
ICO 6 (4 + 2) 6 (6 + 0)
OAC 6 (4 + 2) 6 (6 + 0)
EAC 4 (4 + 0) 4 (4 + 0)
Travaux encadrés 2 (0 + 2) quinzaines
-
Total hebdomadaire
32 heures + APA
35 heures
Nombre semaines de formation
30 semaines + 4 semaines de stage
20 semaines

Travaux encadrés : deux heures par groupe et par quinzaine sont consacrées à une prise en mains du logiciel Ethnos et à la culture informatique avant de devenir des heures d’autonomie. Ces deux heures ont pour objectifs  :

  • de permettre un suivi et une aide personnalisés,
  • de faciliter les travaux de recherche,
  • de mener des recherches d’entreprises.

Restitution de la vie en entreprise  : en seconde année de BTS, la première heure du lundi matin est consacrée à la restitution du vécu des jeunes en entreprise. Les jeunes prennent la parole à tour de rôle pour expliquer les travaux effectués (tâches courantes, tâches nouvelles), faire part des difficultés rencontrées face à un problème, présenter l’avancement de leurs actions professionnelles. Le professeur responsable du groupe renseigne une fiche de suivi, les autres jeunes interviennent pour poser des questions, aider, comparer avec leur vécu...

- III - Progressions

A - Progressions

Nous avons élaboré une progression sur les deux années de BTS en partant de situations réelles (majoritairement créées en partenariat avec des entreprises d’accueil des BTS 2e année).

Une transversalité a été mise au point pour les trois pôles professionnels (Administratif, commercial et comptable) à savoir :

  • en BTS 1 : 4 thèmes (avec 4 entreprises)
    • l’entreprise et son environnement
    • les opérations courantes
    • la gestion du personnel
    • les opérations de fin d’exercice
  • en BTS 2 : 3 thèmes (avec 3 entreprises)
    • l’analyse comptable
    • budgets et investissements
    • calculs et analyse des coûts

Pour chacun des thèmes abordés, des situations professionnelles communes aux trois pôles sont mises en place. Annonce d’une problématique commune suivie de pistes de réflexion pour aborder les parties spécifiques à chacun des pôles.

Les professeurs de langues suivent également cette progression pour aborder les différents thèmes liés au monde professionnel.

PROGRESSION BTS A.G. PME-PMI 1re ANNÉE

 

Thème
Durée
Savoirs associés
OAC
ICO
EAC

L’entreprise
et son environnement

Société Alsera - SARL

7 semaines

Les principes de base

Le besoin en information
Les sources du droit comptable
Les principes comptables
Le PCG, principes généraux, systèmes
Les relations avec les autres partenaires

L’organisation comptable

Les activités de l’entreprise
Le flux de l’entreprise
Le plan de comptes
Les logiciels professionnels
(Excel)

L’assistance de gestion en PME-PMI

Les caractéristiques des PME-PMI
Le profil de poste d’assistant de gestion

La collecte de l’information

Les sources d’information existantes
Les conditions d’accès à l’information
Les techniques de recherche documentaire
La prise de notes

L’organisation et la gestion de l’information

Les différents types de supports
L’organisation des informations sur le support
Les ordres et modes de classement

La démarche mercatique
Le comportement d’achat du consommateur
Le système d’information mercatique
La stratégie commerciale
Les composantes du plan de marchéage :
Les produits et les services commercialisés par les PME

Classification des produits et des services

La clientèle des PME-PMI

Les types de clientèle
Les attentes de la clientèle

Les opérations courantes

Société Install’Toi
Entreprise individuelle

7 semaines

La comptabilité générale
Les opérations courantes

(achat, vente, trésorerie, suivi des comptes de trésorerie, de tiers)
(Ciel Comptabilité)

La fiscalité directe

La TVA
(Ciel Compta)

Le traitement de l’information

La mise à jour des dossiers, fichiers et données
La production de tableaux, graphiques, schémas

L’analyse de la communica° professionnelle

Les bases, les formes et les enjeux de la communication

La planification et le suivi des activités

L’ordonnancement des tâches
La conception et l’utilisation de liste de contrôle, agendas, échéanciers, plannings, graphe-temps

La méthode de résolution de problèmes

Identification des causes et effets d’un problème
Mise en œuvre de solutions et contrôle de résultats

Les caractéristiques du produit

Qualité, normes, labels

L’identification du produit

Le positionnement, le nom, la marque, l’emballage et le conditionnement

Le prix

La fixation du prix
Les contraintes légales et réglementaires

Les stratégies de prix

La gestion du personnel

Société ProTerra
SA

7 semaines

Le personnel

Le bulletin de salaire (calcul et enregistrement)
Les congés payés
La relation avec les organismes sociaux
(Ciel Paye)

La gestion administrative du personnel

Le règlement intérieur, les représentants du personnel, l’hygiène et sécurité
Les dossiers du personnel (absences, congés)

Les mouvements de personnel

La procédure de recrutement d’un salarié
Les formalités liées au départ du salarié

La distribution

Le recours aux intermédiaires de la distribution
Le recours au commerce associé
La distribution indépendante
La stratégie de la distribution

La force de vente

Les objectifs
La gestion
La stimulation

Les opérations de fin d’exercice

Société Tryba
SNC

7 semaines

Les opérations de fin d’exercice comptable

provisions, amortissements, stocks, ajustement des charges et des produits, établissement du bilan et du résultat (Ciel Compta)

La fiscalité directe

Résultat fiscal, IS, IR, Taxe professionnelle

La gestion des activités administratives

La circulation de l’information
L’organisation de réunions, déplacements

L’analyse du marché et la prévision de la demande

Les études qualitatives et quantitatives.

 

PROGRESSION BTS A.G. PME-PMI 1re ANNÉE

 

Thème
Durée
Savoirs associés
Économie d’entreprise
Économie Générale
Droit

L’entreprise
et son environnement

Société Alsera - SARL

7 semaines

L’entreprise  : des approches complémentaires

Une structure productive
Un groupement humain
Les types d’entreprises (TP)
Organisation au sein de son environnement
L’entreprise dans le système productif
Approche théorique de l’entreprise

1. Les fondements de la connaissance économique

1.1 L’économie et son domaine
1.2 Le circuit économique comme méthode d’analyse

2. Les fonctions économiques

2.1 La production
2.2 La production marchande et non marchande
2.3 Le travail
2.4 Le capital et le progrès technique
2.5 Le système productif
2.6 La répartition
2.7 Les revenus primaires
2.8 La redistribution

Le droit et l’activité économique
L’entreprise et l’activité commerciale

La SARL

Le cadre juridique de l’activité économique

Les pouvoirs publics économiques
Les pouvoirs privés économiques

Méthodologie  : Exploiter une documentation juridique

L’organisation judiciaire

Méthodologie  : Lire et analyser une décision de justice.

Les opérations courantes

Société Install’Toi
Entreprise individuelle

7 semaines

L’entreprise et la gestion des activités

La démarche mercatique
Les actions mercatiques
L’activité productive
La logistique et l’approvisionnement

3. La consommation et l’épargne

3.1 Les déterminants de la consommation et de l’épargne
3.2 La fonction de consommation
3.3 Les consommations collectives
3.4 L’évolution du mode de consommation

 

L’entreprise et l’activité commerciale

L’entreprise individuelle

Le cadre juridique de l’activité économique

Les sources du droit

Méthodologie  : Lire et exploiter un code annoté
Thème. L’impact du droit européen sur le droit interne.

L’activité économique et les mécanismes juridiques fondamentaux

Les actes et les faits juridiques, leurs preuves
Les contrats

Méthodologie  : Analyser un contrat

La gestion du personnel

Société ProTerra
SA

7 semaines


L’entreprise et la gestion des activités

La culture d’entreprise
La gestion des ressources humaines

La société et l’éthique

L’entreprise citoyenne
L’entreprise et l’éthique

4. Le financement de l’économie

4.1 Les fonctions et les formes de la monnaie
4.2 Les mécanismes de création monétaire
4.3 La masse monétaire et ses contreparties
4.4 Les circuits de financement et le système monétaire et financier

L’entreprise et l’activité commerciale

La SA

Relations de travail dans l’entreprise

Le contrat de travail
Le statut du salarié

Méthodologie  : Faire la synthèse d’une documentation.

Les opérations de fin d’exercice

Société Tryba
SNC

7 semaines

L’entreprise, centre de décision

Décision et pouvoir
L’information
La prise de décision
L’aide à la prise de décision

5. La régulation

5.1 La régulation par le marché
5.2 La régulation par l’État et les politiques économiques
5.3 Croissance et développement dans les pays développés depuis les années 80

L’activité économique et les mécanismes juridiques fondamentaux

La responsabilité

Thème. L’évolution de la responsabilité du producteur.

L’entreprise et l’activité commerciale

Approche juridique de la notion d’entreprise
L’entreprise commerciale
Les structures juridiques des entreprises commerciales

Méthodologie  : Résoudre un cas pratique ou une situation juridique
Thème. Les critères de choix pertinents d’une structure juridique d’entreprise.

PROGRESSION BTS A.G. PME-PMI 2e ANNÉE

 

Thème
Durée
Savoirs associés
OAC
ICO
EAC

L’analyse comptable

Société Alsera

Sept.

Oct.

5 semaines

L’analyse de documents de synthèse

L’analyse du compte de résultat (SIG, CAF)
L’analyse du bilan (Bilan fonctionnel, ratios)

La méthode de résolution de problèmes

Les causes et les effets des problèmes
La mise en œuvre de solutions
Le contrôle des résultats

La gestion de la formation professionnelle continue et des stages

Les besoins en formation
La définition des actions de formation
Les modalités d’accueil et l’encadrement des stagiaires

Les produits et les services commercialisés par les PME

Classification des produits et des services

La clientèle des PME-PMI

Les types de clientèle
Les attentes de la clientèle

Les caractéristiques du produit

Qualité, normes, labels

L’identification du produit

Le positionnement, le nom, la marque, l’emballage et le conditionnement

Budgets et investissements

Société ProTerra Environnement

Oct.

Janv.

5 semaines

La gestion budgétaire

Le tableau de bord
La gestion prévisionnelle
Le budget de trésorerie

La rentabilité des investissements

Le choix d’investissement
Le choix de financement

La réalisation des activités administratives

L’organisation d’un déplacement, réunion, etc
La participation à un salon


La gestion des coûts administratifs

L’établissement et contrôle des budgets
La rentabilité d’un projet

La négociation d’achat- vente

La négociation d’achat
La négociation de vente

La communication

La publicité média et hors média
La promotion
Les techniques de mercatique directe

Les coûts

Société
Maquettes et
Décorations

Fév.

Avril.

5 semaines

Les coûts

La gestion des stocks
La variabilité des charges
Le calcul des coûts
Les coûts complets
Les prévisions et les réalisations

La gestion des moyens

La gestion des commandes et stocks de fournitures administratives
La gestion des contrats de maintenance et de garantie des matériels

L’organisation du poste de travail administratif

L’aménagement du poste de travail
L’ergonomie du poste de travail
Le choix du mobilier de bureau

La distribution

Le recours aux intermédiaires de la distribution
Le recours au commerce associé
La distribution indépendante
La stratégie de la distribution

La force de vente

Les objectifs
La gestion
La stimulation

La mercatique internationale

La démarche
Le plan de marchéage à l’exportation
Les stratégies d’exportation de la PME


PROGRESSION BTS A.G. PME-PMI 2e ANNÉE

 

Thème
Durée
Savoirs associés
Économie d’entreprise
Économie Générale
Droit

L’analyse comptable

Société Alsera

Sept.

Oct.

5 semaines

L’entreprise et la démarche stratégique

Finalités et objectifs de l’entreprise
Connaissance de son environnement
Les principaux concepts de l’analyse concurrentielle

Les fondements des échanges internationaux

Les principaux courants d’échange

L’organisation des échanges internationaux

Le cadre juridique de l’activité économique :

  • Les pouvoirs publics économiques,
  • Les pouvoirs privés économiques,
  • L’organisation judiciaire.

Thème  : l’impact du droit européen sur le droit interne.

Méthodologique  : Résoudre un cas pratique.

Budgets et investissements

Société ProTerra Environnement

Oct.

Janv.

5 semaines

L’entreprise et la démarche stratégique

Analyse concurrentielle
Analyse technologique
Analyse organisationnelle
Stratégie de base

Change et politique de change

Le système monétaire international

Les flux et les marchés internationaux de capitaux

Thème 1 : Les forces et les faiblesses du commerce extérieur français

Les relations de travail dans l’entreprise :

  • La rupture du contrat de travail,
  • Le Conseil des Prud’hommes,
  • La représentation des salariés,
  • La négociation collective,
  • Les conflits collectifs et leur résolution.

Thème  : les réponses du droit du travail aux problèmes de l’emploi.

Les coûts

Société
Maquettes et
Décorations

Fév.

Avril.

5 semaines

L’entreprise et la démarche stratégique

La croissance de l’entreprise
Options stratégiques complémentaires
Mise en œuvre et contrôle des stratégies

L’hétérogénéité de l’économie mondiale

L’unification du Marché unique

Le marché unique

Du SME à l’ UEM

La croissance économique et son évolution

Les déséquilibres économiques
Les déséquilibres sociaux

Thème 2 : L’interdépendance des économies et des politiques internationales

Les relations juridiques de l’entreprise avec les consommateurs :

La protection du consommateur,
La protection de l’acheteur à crédit.

Thème  : Nécessité et efficacité du droit de la consommation.

Les relations interentreprises.

Les techniques juridiques de coopération,
La concurrence,
La propriété industrielle.

Thème  : Les enjeux de la réglementation de la concurrence.

 

B - Exemple d’un dossier transversal

BTS 1re année

Gestion du personnel

 

Dossier transversal complet sur la gestion du personnel (domaines administratif, commercial et comptable et juridique).

Travail dans une société réelle : ProTerra Environnement (qui accueille une apprentie BTS2 en alternance et une étudiante BTS1 en stage).

Mise en place d’une problématique commune et utilisation de documents réels.

CONTEXTE

ProTerra environnement est une entreprise spécialisée dans l’application de dispositifs d’étanchéité par géo membranes liés aux ouvrages de protection de l’environnement.
Créée en Août 2000, ProTerra Environnement a su investir le marché de l’étanchéité en se forgeant une solide réputation auprès de clients privés et publics. Composée d’une équipe d’experts mobiles et dynamiques, ProTerra Environnement met son savoir-faire au service de ses clients pour définir ensemble leurs besoins, valoriser leurs projets et pérenniser leurs réalisations.
Grâce à la confiance des entreprises de traitement des déchets, les sociétés de travaux publics ou encore les entreprises publiques, la société poursuit son développement sur le marché de l’étanchéité et des réseaux.

VOTRE POSTE

Vous avez été embauché(e) en octobre 2006 en qualité d’assistant(e) de gestion pour soulager Mme Y., responsable administrative et commerciale, dans son travail. Elle vous charge notamment de l’aider dans les opérations administrative, commerciale et comptable de l’entreprise. Elle attend de vous un travail de qualité et désire être informée régulièrement des informations que vous traitez.

PROBLÉMATIQUE

Mr  X., gérant de la société ProTerra Environnement souhaite donner un nouvel élan à la croissance de l’entreprise sur le plan national et notamment dans le domaine des marchés publics. En effet, il s’est rendu compte que de plus en plus de collectivités territoriales font appel aux services de sa société. Or, la gestion des marchés publics requière des connaissances spécifiques en termes de règles de procédure. Mr X désire donc s’épauler d’un commercial spécialisé dans le traitement de ces marchés.

Parallèlement, vos compétences en matière de gestion permettent de rapatrier le traitement de la paye au sein de l’entreprise. En effet, par souci de simplification (Mme Y n’ayant pas de formation comptable), la gestion de la paye était assurée jusqu’à présent par le cabinet comptable de la société, KPMG Entreprises. En effet, cette gestion était coûteuse pour l’entreprise qui, de plus, dispose du logiciel Ciel Paye puisque la comptabilité courante est tenue sur le logiciel comptable de la gamme Ciel. Le cabinet comptable s’est donc chargé de vous transmettre toutes les informations nécessaires au paramétrage de la paye sur Ciel Paye ainsi que les différentes informations sur les salariés pour les données en cours (congés payés). Vous avez donc à votre charge la gestion de la paye à partir du 1er janvier 2007.

Vos fonctions vont donc principalement s’orienter vers la gestion du personnel avec pour principal objectif de « gérer avec efficience tous les évènements liés au personnel ».

Domaines abordés et Compétences évaluées

Dossiers Compétences Domaines      
 

 

ICO
EAC
OAC
GRIE
Recrutement d’un commercial
  • rechercher et suivre les nouvelles dispositions en matière de droit du travail et du droit social (étude du CNE - aspects juridiques)  ;
  • comparer les différents statuts juridiques des commerciaux ;
  • caractériser les postes de travail, les fonctions, les qualifications (rédaction d’une annonce à publier dans la revue spécialisée « Le Moniteur » ;
  • calculer le coût de publication d’une offre d’emploi ;
  • dresser un profil de poste d’un commercial ainsi qu’une fiche de poste.
  • Procéder à la sélection du candidat





X

X

X
X

 


X


X
Évaluation de la force de vente
  • fixer les objectifs et normes de travail d’un commercial ;
  • définir les moyens d’évaluation de la force de vente.
X
X
X
X
Préparation et paramétrage de la paye
  • établir les documents relatifs à la paye (calcul des heures supplémentaires, d’une saisie-arrêt sur salaire, des commissions)
  • mettre en place de la nouvelle procédure de simplification du bulletin de paye (regroupement des cotisations sociales)
  • paramétrer un logiciel de paye (saisie des salariés, cotisations spécifiques à la société, profil de bulletin lié à la simplification de présentation des cotisations sociales, modification des tables) ;


X


X

X

X


X

Gestion du personnel pour le mois de janvier
  • établir un bulletin de salaire manuellement ;
  • gérer manuellement les droits aux congés payés ;
  • saisir des variables de paye de janvier sur le logiciel de paye pour les 10 salariés ;
  • gérer l’entrée d’un nouveau salarié dans la société (fiche du commercial précédemment recruté saisie sur le logiciel de paye, DUE) ;
  • enregistrer les écritures de paye liées au salaire d’un salarié (approche manuscrite) ;
  • transférer des écritures de paye sur le logiciel de comptabilité pour l’ensemble des salariés ;
  • imprimer les états liés aux relations avec les organismes sociaux  ;
  • gérer administrative du départ d’un salarié (ouvrier, fin d’un CDD) ;
  • gérer un départ sur le logiciel de paye.

 

 

 

 

 

 

X

X
X

X

X

X

X

 


X


X

 

 

 

 

 

X

- IV - Démarches pédagogiques

A - Utilisation pédagogique du vécu professionnel et des origines des étudiants
Exemples de thèmes pour lesquels nous mettons en place une pédagogie différenciée.

Organisation des Activités Comptables - BTS 1re année

Approche des bases d’enregistrements comptables :

Présentation des différentes écritures comptables et difficultés comptables.

Création de groupes de travail (4 étudiants : 2 avec formation comptable et 2 sans formation comptable).

Mise en situation avec un dossier d’entreprise et de multiples pièces comptables à étudier et à enregistrer.

Réflexion dans chaque groupe sur :

  • la méthode d’organisation du travail pour la gestion des documents  ;
  • la méthode de traitement des informations (éléments à prendre en compte sur chaque document, éléments à enregistrer)  ;
  • la méthode d’enregistrement des documents ;
  • la partie analyse et utilité du travail réalisé (analyse des résultats, travail sur un compte).

Chaque étudiant produit un journal comptable qui servira à l’approche du logiciel « Ciel Comptabilité ».

Le professeur intervient ponctuellement sur demande du groupe après écoute des explications données par l’étudiant ayant une formation comptable, reformulation des consignes, aide.

Lors de l’évaluation formative sur les écritures comptables, un barème différencié est établi. L’écriture est évaluée à la ligne pour les débutants et à l’écriture complète pour les initiés.

Information Communication Organisation - BTS 2e année

La formation :

Étude de la formation professionnelle à partir d’une situation réelle dans l’entreprise Alsera (qui accueille une apprentie de BTS2) :

  • Mise en place de la problématique à partir de documents réels  ;
  • Détermination des différents volets de la formation professionnelle au travers de recherches personnelles ;
  • Traitement et approfondissement d’un volet par groupe de 2 étudiants ;
  • Rédaction d’une note de synthèse et présentation orale.

    Le professeur intervient après la phase de recherches personnelles des étudiants pour faire le point et procéder à la répartition des thèmes à traiter par groupe.

    B - Évaluations

    1. En matières de compétences liées au domaine informatique

  • Évaluation diagnostique : Mise en situation professionnelle concrète avec application informatique (recherche d’information, traitement de l’information à l’aide de l’outil informatique).
    Elles nous permettent d’évaluer les compétences acquises et celles à développer.
    Lors de la séance suivante, constitution de groupes de niveau pour aborder les compétences non acquises.

Exemples  :

Logiciel Excel

1. évaluation diagnostique

  • Réalisation d’un tableau simple traitant des PME françaises (mise en forme d’un tableau et graphique simple) ; compétences vérifiées  :
    • mise en forme d’un tableau simple,
    • gestion des cellules d’un tableur,
    • saisie de formules de calculs, utilisation du compagnon,
    • création de graphiques (fiches méthodes distribuées).

2. distribution de fiches techniques - modes opératoires  ;

3. séance de rappel des bases Excel (travail au vidéoprojecteur)  ;

4. évaluation formative (Analyse des chiffres d’affaires) : création d’un tableau plus complexe et de graphiques.

Logiciel Word

1. évaluation diagnostique

  • Réalisation d’une note de synthèse (société Alsera - les obligations comptables du commerçant) - fiche sur la réalisation d’une note de synthèse distribuée ; compétences vérifiées :
    • utilisation des fonctionnalités de base d’un traitement de textes,
    • mise en forme d’un document,
    • respect des consignes de présentation.
  • Création et mise en forme d’une fiche d’identité d’entreprise  ; compétences vérifiées :
    • Création d’un tableau simple,
    • Ajout et suppression de lignes et colonnes,
    • Mise en forme professionnelle du tableau.

2. distribution de fiches techniques - modes opératoires  ;

3. séance de rappel des bases Word (travail au vidéoprojecteur)  ;

4. évaluation formative

  • Conception et réalisation d’un questionnaire de satisfaction ; compétences vérifiées :
    • utilisation des fonctionnalités de base d’un traitement de texte,
    • mise en forme d’un document,
    • insertion de caractères spéciaux,
    • création et mise en forme d’un tableau.

    Travail par groupe de 2 élèves :

    • un élève de formation commerciale,
    • un élève de formation administrative.

Évaluation formative : Nouvelle mise en situation professionnelle afin de vérifier la maîtrise des compétences attendues.

2. Dans les matières professionnelles (hors informatique)

Mise en place le plus souvent possible de travaux de groupe. Chaque groupe étant constitué en fonction de l’origine scolaire des étudiants (profil commercial, administratif, comptable, littéraire, économique) pour permettre un partage des savoirs et compétences et créer également une émulation collective.

3. BTS Blancs

Au cours des deux années de formation, cinq BTS blancs (écrits et oraux) sont organisés à savoir :

  • 3 en 1re année (décembre, mars et juin),
  • 2 en 2e année (décembre et mars).

Ces BTS blancs ont trois objectifs :

  • évaluation sommative d’une période,
  • bilan individuel intermédiaire,
  • connaissance des épreuves de l’examen (durées, définitions, exigences).

Les exigences pour ces différents BTS Blancs varient en fonction des acquisitions sur les deux années. Quelques adaptations sont opérées notamment en 1re année, à savoir :

BTS Blanc de décembre :

  • pas d’oral d’Applications Bureautiques et Informatiques,
  • un oral de 20 minutes (au lieu de 40 à l’examen) sur la présentation d’une première Action Professionnelle Appliquée (les consignes et la structure de l’oral ayant été vues auparavant) ;
  • remise d’un dossier structuré présentant la première APA  ;
  • oral d’anglais pour tous les étudiants ;
  • oral d’espagnol pour les non-débutants et écrit d’une heure pour les débutants ;
  • étude de cas : les étudiants composent sur un sujet adapté d’une durée de six heures et sont autorisés à prendre leurs notes et consignes concernant la présentation de l’introduction et de la conclusion ;
  • autres épreuves conformes à celles de l’examen de certification.

    BTS Blanc de mars :

  • une épreuve sur poste informatique d’ABI d’une durée de 4 heures. Une première partie écrite sur table permet de traiter des questions de culture informatique de base. Ensuite les étudiants travaillent sur poste informatique sur de courts scenarii abordant les différents logiciels étudiés ;
  • un oral d’APA de 30 minutes sur la présentation de deux actions professionnelles et remise d’un dossier structuré pour la seconde action ;
  • oral d’anglais pour tous les étudiants (20 minutes) ;
  • oral d’espagnol pour tous les étudiants (20 minutes) avec des textes sélectionnés en fonction du niveau de l’étudiant  ;
  • étude de cas : les notes concernant l’introduction et la conclusion ne sont plus autorisées ;
  • autres épreuves conformes à celles de l’examen de certification.

    BTS Blanc de juin :

  • une épreuve sur poste informatique d’ABI d’une durée de 4 heures ou un oral conforme à celui de l’examen (30 minutes au lieu de 40) selon la disponibilité des professeurs au mois de juin (convocations aux épreuves du BTS) ;
  • un oral d’APA de 40 minutes sur la présentation de quatre actions  ;
  • oral d’anglais pour tous les étudiants (20 minutes) ;
  • oral d’espagnol pour tous les étudiants (20 minutes) avec des textes sélectionnés en fonction du niveau de l’étudiant  ;
  • autres épreuves conformes à celles de l’examen de certification.

    BTS Blancs de seconde année :

L’ensemble des épreuves pour les deux BTS Blancs est conforme au référentiel de certification.

C. Les APA (actions professionnelles appliquées)

Établissement de liens permanents entre :

  • les connaissances théoriques abordées en cours et mobilisables en entreprise (questionnaire, étude de marché, budget, plaquette de présentation, enquête de satisfaction...) ;
  • l’expérience des étudiants lors des actions professionnelles et les séances de cours : illustration par des cas concrets (les étudiants nous apportent des documents utilisés en entreprise, nous font part de leur travaux, problèmes...).



- V - Place et rôle de l’entreprise dans la formation
Partenariat avec l’Institut de Formation en Alternance

A - Recherche d’entreprises

1. Pour le stage et les actions professionnelles

Dès la rentrée, un travail est effectué sur le comportement professionnel à adopter pour la recherche d’entreprises, nous abordons donc plusieurs sujets au cours de la première semaine de cours :

  • création d’une adresse mél adaptée (et non fantaisiste),
  • modification du message sur répondeur vocal du portable,
  • savoir répondre au téléphone et transmettre un message,
  • préparation d’une fiche d’appel téléphonique,
  • savoir adapter le comportement et la tenue vestimentaire à l’entretien de recrutement.

    2. Pour l’alternance

La recherche de l’entreprise pour l’alternance de seconde année commence dès la fin du premier trimestre de première année. Les étudiants sont formés sur la recherche d’entreprise (CV, lettre de motivation, présentation, entretien, relance téléphonique...).

Ils travaillent sur la recherche d’alternance avant même la recherche du stage de quatre semaines (en mars 2007) en mettant en avant que la période de stage peut constituer une période d’essai pour le contrat d’apprentissage.

Un suivi individualisé est réalisé pour faire le point sur les recherches et conseiller l’étudiant.

Progressions des stages qui débouchent sur la signature d’un contrat d’apprentissage  :

  • session 2004-2006 : 1
  • session 2005-2007 : 6
  • session 2006-2008 : 6 (prévision)

    B - Partenariat avec l’IFA

La personne chargée des relations entreprises de l’IFA rencontre les étudiants un minimum de trois fois au cours de la première année. Elle aborde à nouveau les techniques de recherche d’entreprises (TRE) et réalise également un suivi individualisé. Elle crée dès la première année un fichier « jeunes  » avec les CV de chacun pour adapter au mieux les éventuelles demandes des entreprises et déclencher les entretiens de recrutement.

Dès la fin du 1er trimestre des BTS1, l’IFA envoi un publipostage à ses entreprises partenaires pour présenter le BTS Assistant de Gestion PME-PMI et proposer le recrutement d’un étudiant pour le stage de 4 semaines de première année.

Dans le courant du 3e trimestredes BTS1, l’IFA prend en charge le placement des étudiants qui n’ont pas réussi à trouver d’entreprise pour l’apprentissage de 2nde année (soit par eux-mêmes, soit à l’issue du stage). La chargée des relations entreprises transmet ainsi les CV des jeunes aux entreprises qui proposent des postes d’apprentis Assistant de gestion PME-PMI. Plusieurs jeunes sont mis en concurrence sur un même poste et la sélection s’effectue après entretien et parfois tests.

Ce partenariat fonctionne très bien et a permis de placer rapidement nos étudiants et apprentis.
D’autre part, l’IFA organise chaque année en octobre, une journée sportive d’intégration qui permet un contact et échange entre les BTS1 et les BTS2 mais aussi avec les apprentis des autres formations de l’IFA.

C - Relations avec les entreprises d’accueil

Stage de BTS 1

Le stage de 4 semaines est placé sur la période de mars-avril (en fonction des calendriers scolaires) pour plusieurs raisons :

  • les étudiants ont, à cette période, acquis suffisamment de savoir-faire dans les domaines professionnels pour être opérationnels en entreprise ;
  • les APA réalisées en entreprise depuis le mois d’octobre ont permis de créer des liens avec des entreprises. Pour certains, ces périodes d’APA ont abouti à la signature des conventions de stage ;
  • le stage peut être considéré comme une première «  période d’essai » pour le contrat d’apprentissage de seconde année. Si le stage n’aboutit pas à la signature d’un contrat d’apprentissage, il faut avoir le temps de rechercher une nouvelle entreprise pour l’alternance. Un stage en juin ne serait donc pas approprié.

Un livret du tuteur est remis par l’étudiant à son tuteur. Ce livret, que nous avons constitué, reprend :

  • la présentation de BTS AG PME-PMI ainsi que sa spécificité 1 + 1 ;
  • les fonctions de l’assistant de gestion telles qu’elles sont définies dans le référentiel ;
  • les épreuves du BTS ;
  • les objectifs du stage en entreprise et présentation des APA ;
  • les documents à fournir en fin de stage ;
  • les relations professeurs-tuteur (appel téléphonique, visite, évaluation)  ;

la présentation de la seconde année de BTS en alternance (avec en détail les avantages financiers, le coût d’un recours à un contrat d’apprentissage, les formalités à effectuer).

Un bilan individuel a lieu dès le retour du stage entre l’étudiant et le professeur chargé du suivi de stage afin de faire le point sur différents éléments :

  • bilan du stage : point sur les évaluations du tuteur et du professeur lors de la visite ;
  • bilan sur les compétences acquises, sur les erreurs commises, sur les difficultés rencontrées et les solutions apportées ;
  • situation de l’étudiant par rapport à sa seconde année d’alternance (concrétisation du stage en contrat d’apprentissage, état d’avancement des recherches le cas échéant) ;
  • finalisation des actions professionnelles mises en place durant le stage : phase de réflexion, d’analyse, de recul.

    Alternance de BTS 2

Dès la première semaine d’alternance, l’apprenti remet à son maître d’apprentissage :

Un livret du maître d’apprentissage est remis par l’apprenti à son tuteur. Ce livret que nous avons constitué reprend :

  • la présentation de BTS AG PME-PMI ainsi que sa spécificité 1 + 1 ;
  • la présentation des équipes pédagogique et administrative du centre de formation par alternance ;
  • le calendrier de l’alternance de l’apprenti ainsi que l’emploi du temps pour la semaine au centre de formation d’apprentis ;
  • les relations entreprise, jeune, IFA ;
  • les fonctions de l’assistant de gestion telles qu’elles sont définies dans le référentiel ;
  • les épreuves du BTS (durées, coefficients, définitions) ;
  • l’épreuve spécifique de CPAP ;

Un carnet de liaison

Le carnet de liaison est complété et signé chaque semaine par l’apprenti, le maître d’apprentissage et le professeur responsable. Il permet notamment :

  • suivi des travaux réalisés en entreprise (suivi des actions, nouvelles tâches effectuées, nouvelles fonctions attribuées...)
  • un lien pédagogique. Le tuteur est informé des différents thèmes de cours abordés pendant la semaine de formation à l’IFA ainsi que des résultats aux évaluations ;
  • un suivi éventuel des retards ou absences ;
  • un outil de correspondance entre le maître d’apprentissage et le professeur sur l’évolution du l’apprenti.

Ce carnet de liaison est fourni par l’IFA et est soumis chaque année à d’éventuelles modifications à la demande de l’équipe pédagogique.

Suivi de l’apprenti en entreprise

Deux visites en entreprise sont effectuées au cours de l’année en alternance. Elles ont pour but de vérifier et réajuster si nécessaires les missions réalisées par les jeunes.
Des échanges concrets ont lieu entre le maître d’apprentissage, l’apprenti et le professeur sur la réalisation et le suivi des actions professionnelles appliquées.

Elles permettent également de consolider les contacts entreprise-IFA-Professeurs pour le placement de jeunes l’année suivante.

 

- VI - Constats et Analyse

Difficultés liées à l’hétérogénéité  :

Au regard des trois années d’expérience, nous constatons que les difficultés surviennent principalement en :

  • anglais où les étudiants de Baccalauréats Professionnels ont des difficultés à atteindre le niveau requis à l’examen du BTS ;
  • français  : forte disparité des capacités d’analyse et d’écriture entre les étudiants issus de baccalauréats professionnels et ceux des filières générales ;

Globalement, des difficultés d’analyse, de recul et d’écriture sont détectées chez les étudiants titulaires d’un bac professionnel. Ce qui conforte notre choix de renforcer les horaires ou/et surtout de travailler autrement dans ces matières.

Abandons  :

Malgré tout notre investissement, nous constatons que certains étudiants quittent la formation et ce, pour diverses raisons :

  • réorientation (BTS AD, alternance sur 2 ans),
  • arrêt des études pour un emploi ou une formation sous contrat de professionnalisation,
  • difficultés trop grandes.


    Equipe pédagogique soudée :

La mise en place de cette formation n’aurait pas été possible sans le travail d’une équipe pédagogique soudée.

En effet, il a fallu bâtir une transversalité dans les trois domaines, harmoniser nos pratiques pédagogiques et mettre en place un découpage pédagogique spécifique (polyvalence des professeurs dans les trois domaines).

Cela a nécessité également de très nombreuses heures de concertation entre les trois professeurs du domaine professionnel et de fréquentes réunions entre l’équipe pédagogique et le centre de formation (IFA).

Relations avec l’IFA :

Pour que la formation fonctionne bien sur les deux années, l’équipe pédagogique s’investit au-delà du volume horaire attribué et ce, pour :

  • participer à l’analyse des dossiers de candidatures reçus à l’IFA ;
  • participer aux entretiens de recrutement à l’IFA ;
  • mettre en place le calendrier d’alternance de seconde année ;
  • créer l’emploi du temps des deux années de BTS afin d’assurer la compatibilité de l’ensemble des interventions des professeurs sur les deux établissements ;
  • participer aux journées portes ouvertes de l’IFA ;
  • présenter la formation lors des forums d’études et se déplacer dans les établissements scolaires, etc.

En conclusion, cette nouvelle organisation du BTS en 1+1 semble convenir :

  • aux besoins des entreprises car le contrat d’apprentissage ne porte que sur un an et les jeunes apprentis sont mieux formés grâce à la 1re année en continu ;
  • aux attentes des étudiants qui recherchent à la fois l’acquisition de solides bases de connaissances, un encadrement tout au long de leurs 2 années de formation et une réelle expérience professionnelle.

Cette nouvelle formule permet ainsi à l’équipe pédagogique de constater l’évolution positive de l’étudiant au cours de sa formation, notamment lors de son alternance en 2e année. En effet, il acquiert une maturité professionnelle qui lui permet de donner du sens aux connaissances théoriques acquises, de perfectionner son aisance relationnelle et de mieux répondre aux exigences professionnelles (qualité des travaux, esprit d’initiative, investissement personnel...).

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