Le travail dans le secteur tertiaire s’est fondamentalement modifié
avec l’arrivée des nouvelles technologies, la notion de productivité
dans les services administratifs, la diminution du temps de travail... On
a plusieurs fois parlé de la fin de certaines fonctions, dont celle de
secrétaire qui ne serait plus utile en particulier à cause de
l’arrivée des logiciels bureautiques facilement utilisables par
les cadres eux-mêmes. En fait le métier existe toujours, elles
sont un million dont un peu moins de 2 % d’hommes. Par contre plusieurs
études réalisées dans ce domaine montrent que la fonction
s’est souvent diversifiée et enrichie ; on rencontre ainsi de plus
en plus d’assistantes dont le rôle est celui d’un pivot entre
le manager et ses interlocuteurs, même s’il existe toujours des
secrétaires confinés dans un rôle d’exécution.
Afin de
revaloriser l’image de la secrétaire, la terminologie utilisée
a été modifiée, on a parlé d’assistant(e)
mais dans la pratique on emploie aussi bien secrétaire ou qu’assistant(e)
pour un même profil. Cette ambiguïté se retrouve également
dans les différentes enquêtes et analyses. Certains défenseurs
de la terminologie d’origine invoquent la mise en valeur de deux caractéristiques
principales : une vraie profession et un vocable riche de sens « être
au secret »
LE CONTEXTE
Les technologies nouvelles
L’arrivée
d’internet, des logiciels de bureautique et des outils de gestion de bases
de documents ont bouleversé l’organisation des entreprises. Les
managers sont équipés de micro-ordinateurs, le travail de frappe
des assistantes est donc passé de 62 % à 20 % de leur temps, elles
travaillent davantage à la création de modèles de documents,
à la gestion des tableaux de bord et au suivi des dossiers clients ;
elles sont aussi un filtre et un relais dans la gestion des communications par
courrier électronique ou téléphone du manager.
La SOFRES
a réalisé un sondage du 3 au 6 avril 2000 auprès de 400
secrétaires assistantes et celui-ci a permis d’en tirer des informations
concernant, en particulier, l’utilisation des nouvelles technologies.
- son
rôle traditionnel s’est enrichi d’une nouvelle mission :
acclimater Internet dans l’entreprise, en réguler l’usage,
en expliquer l’intérêt et les limites. - l’intérêt
pour cette technologie est très net, sans doute expliqué par
les avantages. - Les
avantages : gagner du temps, permettre de mieux s’organiser, être
mieux informé de ce qui se passe dans l’entreprise. - Les
inconvénients : de moins en moins de contacts humains, renforcement
du cloisonnement.
Une nouvelle organisation du travail dans les entreprises
Beaucoup
d’entreprises ont réorganisé leurs structures. Des lignes
hiérarchiques entières de cadres intermédiaires et d’employés
administratifs ont été supprimés, ce qui a permis a certaines
secrétaires d’assumer dans les services des tâches laissées
vacantes. Leur métier est ainsi devenu plus technique, davantage tourné
vers la vie de l’entreprise et vers le client, on parle donc alors d’assistante
juridique, d’assistante commerciale, d’assistante logistique, d’assistante
de formation... les postes à profil professionnel très marqué
se sont multipliés. La reconversion massive des dactylographes en secrétaires
a aussi facilité, ensuite, l’accès de ces dernières
au statut de secrétaires de direction.
Secrétaire
à temps partagé : Le numéro 139 du mensuel «
l’Entreprise » évoque le cas de cette évolution. Chez Anderson
Consulting, par exemple, le secrétariat de trois consultants est assuré par une secrétaire, responsable
d’un « pool » de six secrétaires, qui assure aussi une nouvelle fonction de coordonnatrice, fonction apparue avec la généralisation
du temps partagé. « la plupart des bureaux individuels ont disparu.
Les 1 200 consultants qui travaillent le plus souvent chez les clients, n’occupent
plus au siège que des poste de travail interchangeables, qu’ils
doivent réserver la veille. Résultat : leurs secrétaires
sont condamnées à les suivre à la trace. E-gérer
l’emploi du temps de cadres nomades. Courrier électronique, messagerie
vocale, réservation automatique de salles de réunion. Installées
en « open space », les secrétaires sont réunies en
six équipes de six personnes coordonnées par une responsable de
groupe, elle-même assistante »
Son rôle
? Répartir équitablement la charge de travail et garantir la continuité
de service aux managers en cas d’absence d’une collègue.
Son rôle est aussi d’arbitrer les éventuels conflits pouvant
surgir entre certains managers « accapareurs » et certaines assistantes
« débordées ». Profil idéal ? Des qualités
relationnelles éprouvées et un sens de l’organisation irréprochable
LES METIERS DE LA PROFESSION
Sachant
que les terminologies utilisées peuvent varier d’une entreprise
à l’autre, il n’est pas aisé de donner une classification
; néanmoins quatre métiers apparaissent assez nettement :
- Les
métiers du secrétariat - Les
métiers de l’accueil - Les
métiers de l’assistanat - Les
métiers administratifs spécialisés
Le site Phénix donne une liste très précise de ces métiers
avec des liens permettant d’avoir accès, pour chacun d’eux,
à une fiche de présentation donnant les finalités professionnelles,
les tâches spécifiques, la formation, les aptitudes
LA SITUATION DE L’EMPLOI
Place de
la profession de secrétaire dans les métiers d’avenir :
Sur 70
métiers d’avenir, le métier de secrétaire se place
au 13ème rang. 227 500 secrétaires devraient être recrutées
d’ici l’an 2010 soit 20 000 nouvelles offres par mois.
La carte
géographique de quelques postes :
- Les
hôtesses d’accueil sont beaucoup recrutées dans
le quart Nord Est de la France. Il y a une revalorisation de ce poste : l’hôtesse
contribue largement à l’image de marque de l’entreprise. - Les
postes de secrétaires territoriales se trouvent surtout en
Ille de France. Pour en savoir plus un numéro de Secrétaire
Plus (2002) fait l’état des lieux sur ce secteur. - Les
postes de dactylos sont en voie de disparition, mais une secrétaire
dotée d’une bonne formation en dactylographie est largement appréciée.. - Les
assistantes de direction, les postes à pourvoir se situent
dans les grandes entreprises en région parisienne, dans le Nord et
le Sud. - Les
assistantes bureautiques spécialisées doivent avoir
de plus en plus de compétences dans le domaine informatique. Les postes
se situent un peu partout. - Les
assistantes polyvalentes sont indispensables dans les petites et
moyennes entreprise. Pas de crise à l’horizon. L’embauche
se situe surtout en Ille de France et Rhône Alpes.
La revue
« Secrétaire Plus de février/mars 2003 présente un
dossier complet sur ce point.
En conclusion nous pouvons sans doute dire que nos élèves, issus
de formation administrative peuvent trouver du travail et qu’ils sont
susceptibles d’évoluer dans leur métier. Un atout à
ne pas négliger : une maîtrise des logiciels bureautiques et d’internet.
- Sources :
- La nouvelle
secrétaire : http://www.phenix-fm.com/pageLibre00010154.html - Agefos
PME perspectives 2001 (Cahier spécial sur la fonction secrétariat)
: résultats de enquête sur les secrétaires et assistantes
de PME : http://www.phenix-fm.com/iso_album/agefos.doc - Etude
et résultat de l’enquête effectuée par la SOFRES
sur l’utilisation des nouvelles technologies par les secrétaires
: http://www.sofres.com/etudes/pol/200400_secretaires.htm - De
la secrétaire à l’assistante un processus qui requiert
un accompagnement : http://www.azerclic.com/v2_home_cereq.html - Etude
intéressante sur les métiers de secrétaire et d’assistante
: http://www.travail.gouv.fr/publications/picts/titres_particuliers/assistance/cep34100.html
- Plusieurs sites de secrétaires existent :
- L’entreprise numéros
: 181 et 139
- Secrétaire plus : Février/mars
2003
