Secrétaires ou assistantes, des métiers en évolution

, par Amaya Geronimi, Annie-Claude Coze, Martine Le Grand

Formons nous des assistants (es), des secrétaires ? Quelles sont leurs fonctions ? Quel est l’avenir de ce métier auquel nous préparons nos élèves ? Nous avons essayé de faire le point.


Le travail dans le secteur tertiaire s’est fondamentalement modifié avec l’arrivée des nouvelles technologies, la notion de productivité dans les services administratifs, la diminution du temps de travail... On a plusieurs fois parlé de la fin de certaines fonctions, dont celle de secrétaire qui ne serait plus utile en particulier à cause de l’arrivée des logiciels bureautiques facilement utilisables par les cadres eux-mêmes. En fait le métier existe toujours, elles sont un million dont un peu moins de 2 % d’hommes. Par contre plusieurs études réalisées dans ce domaine montrent que la fonction s’est souvent diversifiée et enrichie ; on rencontre ainsi de plus en plus d’assistantes dont le rôle est celui d’un pivot entre le manager et ses interlocuteurs, même s’il existe toujours des secrétaires confinés dans un rôle d’exécution.

Afin de revaloriser l’image de la secrétaire, la terminologie utilisée a été modifiée, on a parlé d’assistant(e) mais dans la pratique on emploie aussi bien secrétaire ou qu’assistant(e) pour un même profil. Cette ambiguïté se retrouve également dans les différentes enquêtes et analyses. Certains défenseurs de la terminologie d’origine invoquent la mise en valeur de deux caractéristiques principales : une vraie profession et un vocable riche de sens « être au secret »

LE CONTEXTE

 Les technologies nouvelles

L’arrivée d’internet, des logiciels de bureautique et des outils de gestion de bases de documents ont bouleversé l’organisation des entreprises. Les managers sont équipés de micro-ordinateurs, le travail de frappe des assistantes est donc passé de 62 % à 20 % de leur temps, elles travaillent davantage à la création de modèles de documents, à la gestion des tableaux de bord et au suivi des dossiers clients ; elles sont aussi un filtre et un relais dans la gestion des communications par courrier électronique ou téléphone du manager.

La SOFRES a réalisé un sondage du 3 au 6 avril 2000 auprès de 400 secrétaires assistantes et celui-ci a permis d’en tirer des informations concernant, en particulier, l’utilisation des nouvelles technologies.

  • son rôle traditionnel s’est enrichi d’une nouvelle mission : acclimater Internet dans l’entreprise, en réguler l’usage, en expliquer l’intérêt et les limites.
  • l’intérêt pour cette technologie est très net, sans doute expliqué par les avantages.
  • Les avantages : gagner du temps, permettre de mieux s’organiser, être mieux informé de ce qui se passe dans l’entreprise.
  • Les inconvénients : de moins en moins de contacts humains, renforcement du cloisonnement.

 Une nouvelle organisation du travail dans les entreprises

Beaucoup d’entreprises ont réorganisé leurs structures. Des lignes hiérarchiques entières de cadres intermédiaires et d’employés administratifs ont été supprimés, ce qui a permis a certaines secrétaires d’assumer dans les services des tâches laissées vacantes. Leur métier est ainsi devenu plus technique, davantage tourné vers la vie de l’entreprise et vers le client, on parle donc alors d’assistante juridique, d’assistante commerciale, d’assistante logistique, d’assistante de formation... les postes à profil professionnel très marqué se sont multipliés. La reconversion massive des dactylographes en secrétaires a aussi facilité, ensuite, l’accès de ces dernières au statut de secrétaires de direction.

Secrétaire à temps partagé : Le numéro 139 du mensuel «  l’Entreprise » évoque le cas de cette évolution. Chez Anderson Consulting, par exemple, le secrétariat de trois consultants est assuré par une secrétaire, responsable d’un « pool » de six secrétaires, qui assure aussi une nouvelle fonction de coordonnatrice, fonction apparue avec la généralisation du temps partagé. « la plupart des bureaux individuels ont disparu. Les 1 200 consultants qui travaillent le plus souvent chez les clients, n’occupent plus au siège que des poste de travail interchangeables, qu’ils doivent réserver la veille. Résultat : leurs secrétaires sont condamnées à les suivre à la trace. E-gérer l’emploi du temps de cadres nomades. Courrier électronique, messagerie vocale, réservation automatique de salles de réunion. Installées en « open space », les secrétaires sont réunies en six équipes de six personnes coordonnées par une responsable de groupe, elle-même assistante »

Son rôle  ? Répartir équitablement la charge de travail et garantir la continuité de service aux managers en cas d’absence d’une collègue. Son rôle est aussi d’arbitrer les éventuels conflits pouvant surgir entre certains managers « accapareurs » et certaines assistantes « débordées ». Profil idéal ? Des qualités relationnelles éprouvées et un sens de l’organisation irréprochable

LES METIERS DE LA PROFESSION

Sachant que les terminologies utilisées peuvent varier d’une entreprise à l’autre, il n’est pas aisé de donner une classification  ; néanmoins quatre métiers apparaissent assez nettement :

  • Les métiers du secrétariat
  • Les métiers de l’accueil
  • Les métiers de l’assistanat
  • Les métiers administratifs spécialisés


Le site Phénix donne une liste très précise de ces métiers avec des liens permettant d’avoir accès, pour chacun d’eux, à une fiche de présentation donnant les finalités professionnelles, les tâches spécifiques, la formation, les aptitudes


LA SITUATION DE L’EMPLOI

Place de la profession de secrétaire dans les métiers d’avenir :

Sur 70 métiers d’avenir, le métier de secrétaire se place au 13e rang. 227 500 secrétaires devraient être recrutées d’ici l’an 2010 soit 20 000 nouvelles offres par mois.

La carte géographique de quelques postes :

  • Les hôtesses d’accueil sont beaucoup recrutées dans le quart Nord Est de la France. Il y a une revalorisation de ce poste : l’hôtesse contribue largement à l’image de marque de l’entreprise.
  • Les postes de secrétaires territoriales se trouvent surtout en Ille de France. Pour en savoir plus un numéro de Secrétaire Plus (2002) fait l’état des lieux sur ce secteur.
  • Les postes de dactylos sont en voie de disparition, mais une secrétaire dotée d’une bonne formation en dactylographie est largement appréciée..
  • Les assistantes de direction, les postes à pourvoir se situent dans les grandes entreprises en région parisienne, dans le Nord et le Sud.
  • Les assistantes bureautiques spécialisées doivent avoir de plus en plus de compétences dans le domaine informatique. Les postes se situent un peu partout.
  • Les assistantes polyvalentes sont indispensables dans les petites et moyennes entreprise. Pas de crise à l’horizon. L’embauche se situe surtout en Ille de France et Rhône Alpes.

La revue « Secrétaire Plus de février/mars 2003 présente un dossier complet sur ce point.


En conclusion nous pouvons sans doute dire que nos élèves, issus de formation administrative peuvent trouver du travail et qu’ils sont susceptibles d’évoluer dans leur métier. Un atout à ne pas négliger : une maîtrise des logiciels bureautiques et d’internet.

- Sources :

- Plusieurs sites de secrétaires existent :


- L’entreprise numéros  : 181 et 139
- Secrétaire plus : Février/mars 2003

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