URBANISER
L’ENTREPRISE ET SON SYSTEME D’INFORMATION

 

Auteur  : Henri CHELLI Éditeur : VUIBERT Collection : Entreprendre informatique Date de parution : juin 2003

L’AUTEUR Henri CHELLI est diplômé de l’INSA de Lyon (promotion 68). Il a démarré sa carrière dans une Société de Service Informatique. Il s’y est spécialisé dans le développement et la commercialisation de systèmes d’exploitation, de systèmes de gestion de bases de données et de progiciels de gestion d’entreprise. Il a ensuite dirigé l’activité commerciale de plusieurs sociétés de service et de cabinets de conseil, avant de consacrer tout son temps au consulting.

Ses premières missions ont été tout naturellement tournées vers les Directions Informatiques et fondées sur des Schémas Directeurs Informatique et Télécommunications. Peu à peu, elles se sont plus orientées vers le développement de véritables systèmes d’information (SI) incluant la création de la fonction d’architecte du SI et la mise en place de Maîtrises d’Ouvrage. C’est ainsi qu’il a pu assister des banques, des compagnies d’assurances, des hôpitaux, des opérateurs de télécommunication et des sociétés de services. Depuis une dizaine d’années, ses missions se sont plus tournées vers le conseil en organisation et en gestion du changement auprès des directions générales et opérationnelles de grandes entreprises. Il a été Directeur Associé dans un grand cabinet de conseil en stratégie et management des entreprises. Actuellement, il est Partner chez INNATE Business Company où il est en charge du développement d’offres centrées sur l’urbanisation des entreprises et des grandes administrations : sensibilisation, formation, mise en place de la fonction d’urbaniste d’entreprise, mise en place de solutions globales sur des espaces fonctionnels prioritaires.

SYNTHÈSE
(4ème de couverture de l’ouvrage)

L’agilité
est aujourd’hui une qualité dont toute entreprise doit disposer
pour faire face aux exigences de ses clients, aux attaques de la concurrence
et à l’évolution rapide des technologies qu’elle exploite.

Or, si les organisations finissent par réagir aux évolutions de
leur environnement, il n’en va pas de même de l’informatique
et des services qu’elle propose. Elle est en effet ressentie comme contraignante,
inadaptée, peu flexible et « budgétivore ». Comment
expliquer la quasi universalité de ce constat alors que, simultanément,
les technologies de l’information progressent chaque jour et offrent des
services de plus en plus indispensables ?
Depuis des décennies, des langages, des outils et des modes d’organisation
sont proposés pour pallier cette lacune, mais force est de constater
que, s’ils ont amélioré l’efficacité des informaticiens,
ils n’ont pu apporter une réponse satisfaisante au manque d’agilité
de l’entreprise.
Dépassant les clivages et les arguments technologiques traditionnels,
cet ouvrage apporte une série de réponses basées sur le
constat de l’absence d’un langage de représentation et d’action
utilisable aussi bien par les hommes de métier que par les informaticiens.

L’originalité de cet ouvrage tient donc à son approche globale
de l’entreprise. Lorsqu’il s’agit de structurer l’entreprise
pour en faire un lieu efficace mais humain, il ne saurait être question
d’étudier séparément chacune de ses grandes fonctions.
L’urbanisation doit être celle de l’entreprise dans son intégralité,
à laquelle doivent contribuer en synergie les responsables des métiers
et les informaticiens.

FICHE
DE LECTURE

<INTRODUCTION

L’informatique
a toujours été largement critiquée dans l’entreprise
 : on la soupçonne d’être tentaculaire, compliquée,
peu flexible coûteuse....
Cependant, elle ne cesse de progresser dans la puissance, le débit, la
facilité d’usage, convivialité. Il existe dans l’entreprise
une opposition entres les utilisateurs de l’informatique (homme
métiers) et les concepteurs (techniciens de l’informatique).
Ils ne parlent pas le même langage, ils n’ont pas les mêmes
préoccupations et n’ont pas les mêmes cycles de développement.
L’approche organisationnelle de l’entreprise (le
monde des hommes) et l’approche informationnelle (le
monde de l’informatique) sont en fait deux visions différentes
de la même réalité opérationnelle : l’entreprise.
Chaque fois q’une entreprise a voulu s’attaquer à un seul
des 2 aspects, la tentative s’est soldé par un échec. Le
Business Process Reengineering (BPR) en a été un exemple chaque
fois que l’on n’a pas associé étroitement le SI. Cette
réorganisation des méthodes de travail constitue souvent la première
phase d’un projet d’informatisation : on commence par rationaliser une
activité de l’entreprise (la prise en compte d’une commande d’un client)
afin de bien cerner tous les cas de figure et de pouvoir déclencher des
actions adéquates de manière automatique et sans ambiguïté.
Il apparaît donc indispensable de construire le SI en synergie avec le
monde des hommes pour aboutir à une véritable cité
de l’information qui seule autorisera l’urbanisation
de l’entreprise, structure efficace et performante où les individus
s’épanouissent.

CHAPITRE
1 : INTRODUCTION INTUITIVE A L’URBANISATION DE L’ENTREPRISE

Le
paradigme d’ambivalence

L’entreprise
est un ensemble complexe difficile à appréhender dans sa globalité.
Pour pouvoir y travailler ou la conseiller, il est nécessaire d’en
faire une représentation. Chaque individu en a une perception propre.
2 points de vue principaux se détachent : la vision organisationnelle,
celle des individus qui fabriquent et vendent les produits et services et la
vision informationnelle, celle de le circulation et du traitement des informations
nécessaires à la réalisation des objectifs de l’entreprise.

Il est indispensable d’appréhender l’entreprise dans sa globalité,
d’accepter que ces 2 visions soient en fait fusionnelles pour constituer
la même réalité opérationnelle de l’entreprise.

D’autres aspects (financier, social...) permettent également
à l’entreprise de maintenir une bonne visibilité. Ils seront
ignorés dans cette étude.

Ces
2 points de vue ont été toujours été séparés
et appréhendés séparément :

Partant
de ce constat, l’auteur préconise une vision globale de l’entreprise
(paradigme d’ambivalence), née de la fusion des
2 approches et la mise en place d’une représentation commune (cité
de l’information). C’est uniquement lorsque la fusion de
ces 2 approches sera effective que l’entreprise pourra optimiser l’utilisation
de son système d’information. Cette urbanisation de l’entreprise
lui permettra de devenir un lieu performant, efficace et épanouissant.
Elle deviendra alors agile, c’est-à-dire capable de
réagir aux contraintes externes et internes.

CHAPITRE
2 : REPRESENTATION DE LA VISION ORGANISATIONNELLE

L’objectif essentiel des hommes métiers est la recherche de la
réactivité organisationnelle. L’innovation
est essentielle à la survie de l’entreprise : elle doit accompagner
le produit vers le client et pour cela, elle repose de plus en plus sur le SI.
La réactivité organisationnelle est la capacité de l’entreprise
à faire face aux pressions subies par l’entreprise.
La représentation organisationnelle de l’entreprise repose sur
une approche par les processus. Un processus est un enchaînement
de contributions qui permettent à l’entreprise de produire et vendre.
Chaque processus est caractérisé par un évènement
déclencheur, un enchaînement de phases (ensemble
de contributions confiés à un unique acteur disposant des compétences
nécessaires) et un évènement interrupteur. Les évènements
externes délimitent les frontières de l’entreprise avec
son environnement. Les évènements internes à un processus
risquent d’entraîner une rupture dans le processus et par conséquent
représente un danger pour l’efficacité de l’organisation.

On
peut définir une cartographie organisationnelle de l’entreprise,
représentation macroscopique ou globale fondée sur les
concepts de processus et de métiers.

Cette
représentation va permettre l’intégration des changements
en modifiant seulement les éléments des processus concernés
sans remettre en cause le reste de l’organisation. Il sera en effet possible
de faire évoluer l’enchaînement des contributions ou la nature
des compétences. Il sera par ailleurs possible de faire évoluer
les services offerts par les outils organisationnels et informationnels. C’est
à cette condition que l’entreprise sera réactive.
On complètera cette représentation globale par une représentation
microscopique ou détaillée, analyse plus détaillée
mettant en évidence :

CHAPITRE
3 : REPRÉSENTATION DE LA VISION INFORMATIONNELLE

La réactivité organisationnelle est destructrice d’agilité
opérationnelle. L’objectif essentiel de l’informatique est
d’assurer la disponibilité et la sécurité des outils
et la conformité des services rendus aux besoins des opérationnels.
L’automatisation rend l’entreprise dépendante de son SI qui
traduit trop souvent l’agilité en multiplication de moyens. Le
fonctionnement du SI est par ailleurs souvent déconnecté des évènements
déclencheurs de l’environnement organisationnel. De plus, le cycle
de développement d’un outil informatique est plus long que celui
du développement d’un produit ou d’un service ce qui entraîne
des décalages entre l’expression des besoins et la mise en œuvre
des moyens.
Il est impératif de doter le SI d’une capacité de flexibilité.
Cette flexibilité peut se décliner sur différents niveaux
 :

Cette
recherche de flexibilité conduit à la mise en place d’îlots
de SI, partie du SI qui regroupe l’ensemble des traitements d’automatisation
des contributions d’un métier aux processus de l’entreprise
et les informations associées. Chaque îlot de SI correspond à
un métier de la vision organisationnelle et regroupe les traitements
et l’ensemble des informations associées. L’îlot de
SI prend en charge toutes les contraintes liées au métier de l’acteur,
focalise les efforts de recherche de flexibilité et est responsable exclusif
de ses informations originales. Chaque information doit être affectée
à un îlot et à un seul, mais les informations peuvent être
mises à disposition d’autres îlots au besoin.

On
peut ainsi définir une formalisation de l’entreprise en tant que
cité de l’information qui fait correspondre à
chaque structure de la vision informationnelle un îlot de SI.
Cette vision de l’entreprise doit permettre la mise en place d’une
véritable synergie entre les 2 approches. L’évolution de
l’une devra favoriser l’évolution de l’autre, en tendant
vers une véritable fusion.

Cette
approche globale sera complètée par une approche microscopique
qui détaillera les programmes nécessaires à l’îlot,
les données et les transactions (enchaînement des traitements réalisés
par un acteur pour la réalisation des tâches qui lui sont confiées).

CHAPITRE
4 : ORGANISATION DES STRUCTURES OPERATIONNELLES CHARGEES DE L’URBANISATION
DE L’ENTREPRISE

Il
faut donc faire tendre l’entreprise vers cette adéquation entre
la cartographie organisationnelle et la topographie informationnelle et en particulier
lisser les difficultés existant entre les opérationnels et les
informaticiens. L’urbanisation de l’entreprise implique donc de
profonds changements structurels auxquels les entreprises se trouvent confrontées.
La plupart des responsables ne se sentent pas concernés par les évolutions
du SI et ont des difficultés à s’impliquer dans les aspects
informationnels. Il s’est créé un fossé culturel
entre les informaticiens et les opérationnels.
Des tentatives d’intégration ont déjà été
tentées :

• Une
  première étape a consisté à mettre en place dans
  chaque grande direction organisationnelle de l’entreprise des structures
  chargées de la gestion du sous-système d’information.
  Mais le coût de ce type de structure étant fort élevé
  et les conséquences lourdes sur la cohérence de la structure
  de l’ensemble, elle a été progressivement abandonnée.
• La
  seconde étape a consistéàcréer des maîtres
  d’ouvrage, véritablesinterfaces entreles responsables métiers
  et les techniciens de l’information. Ils se caractérisent par
  une double compétence dans le métier et dans les techniques
  de l’information. Ils sont à l’heure actuelle l’un
  des maillons essentiels de la mise en place d’une structure réactive.
• La
  troisième étape doit permettre aux responsables métiers
  et des futurs utilisateurs une plus grande implication dans le SI, en particulier
  au niveau de la détermination des besoins et de la mise au point des
  programmes. Cela devrait entraîner une plus grande fiabilité
  des services.

Toutes
ces tentatives tendent à mettre en place une réelle bipolarité
des structures opérationnelles. Mais un important problème de
langage et de compréhension subsiste, les responsables métiers
restant peu sensibles à leur contribution à l’agilité
globale de l’entreprise. Il en résulte que l’urbanisation
du SI se limite trop souvent à la recherche de la flexibilité
technologique et structurelle. D’autre part, l’agilité doit
être une véritable stratégie pour l’entreprise et
nécessite à ce titre un véritable pilotage.
Il faut créer une véritable synergie entre les 2 visions de l’entreprise,
de façon à ce que toute modification apportée à
l’une entraînent une évolution favorable de l‘autre.

Pour
urbaniser la partie opérationnelle de l’entreprise, il est indispensable
de redéfinir sa structure. 3 concepts doivent permettre de favoriser
cette logique :

• Séparer
  clairement les niveaux d’analyse macroscopique (entreprise) et microscopique
  (individuel).
• Responsabiliser
  chaque métier (SI et hors SI) à la conception et à la
  construction des composants microscopiques qui lui sont propres. Chaque participant
  doit s’impliquer totalement et à tous les niveaux.
• Responsabiliser
  chaque métier (SI et hors SI) à la conception, la construction
  et le respect de l’intégrité de la partie des représentations
  macroscopiques qui lui revient. Chaque participant doit participer à
  l’élaboration de la cartographie organisationnelle qui le concerne,
  mais doit également vérifier la cohérence de la topographie
  informationnelle de l’îlot de SI qui lui est confié.
• Le
  pilotage de l’agilité de l’entreprise doit être confié
  à une structure transversale de management qui pourrait être
  appelée le Département de l’urbanisation et de
  l’agilité DAU, placée au plus près de
  la Direction Générale

Méthodologie
d’évolution vers la cité de l’information

Dans
une telle démarche, c’est la recherche de l’agilité
qui devient l’objectif essentiel et non plus la recherche d’un niveau
absolu impossible à quantifier. Dans l’organisationnel, elle a
conduit à la cartographie des processus et des métiers qui assure
la réactivité de l’ensemble sans en mettre en péril
l’équilibre. Dans l’informationnel, la mise en place de la
topographie du SI favorise la flexibilité de l’entreprise.
Les progrès se mesureront par le différentiel d’agilité
procuré. Il faudra abandonner le pilotage statique avec ses objectifs
absolus au profit de référents dynamiques qui évolueront
avec l’entreprise :

• Les
  nécessités opérationnelles : capacité
  que l’entreprise souhaite acquérir pour faire face aux contraintes
  du marché. Elles doivent intégrer les composantes organisationnelles
  et informationnelles et présenter une certaine évolutivité.
  Elles se mesurent en terme d’agilité opérationnelle obtenue.
  
• Les
  foyers de non-agilité : il s’agit des obstacles à
  l’agilité qui nuisent à la réactivité au
  niveau organisationnel et à la flexibilité au niveau informationnel.
• La
  démarche méthodologique : pour que l’urbanisation
  puisse se dérouler, elle doit suivre une démarche rigoureuse
  que l’on peut structurer en 4 étapes :

CONCLUSION

Dans
un contexte économique délicat, peu d’entreprises se soucient
de leur agilité opérationnelle. Cependant c’est sur ses
réserves d’agilité que l’entreprise doit pouvoir s’appuyer
pour tirer le meilleur profit d’une conjoncture favorable ou pour mobiliser
les énergies en cas de difficultés.
Une entreprise urbanisée dispose d’une capacité de réaction
exceptionnelle et de structures rapidement mobilisables.

POUR
ALLER PLUS LOIN

QUELQUES
SITES INTERNET

• http://www.journaldunet.com
   : propose une encyclopédie très complète
• http://www.urbanisation-et-entreprise.com
   : le site de l’ouvrage qui propose des forums sur différents
  thèmes
• http://www.volle.com/
  :Site de Michel VOLLE qui a préfacé l’ouvrage et qui propose
  des documents nombreux sur l’urbanisation du SI et la modélisation.
• http://www.onmap.fr/
   : site commercial d’un logiciel qui facilite l’intégration
  de ces nouveaux concepts
• http://www.lexpansion.com/
   : propose dans ses archives quelques articles intéressants, dont « 
  Placer la mobilité au coeur de l’informatique » particulièrement
  intéressant
• http://www.educ21.com/
   : centre de veille thématique
• http://www.case-france.com/envisionbusinesssuite2.htm
   : présentation d’un logiciel d’urbanisation du SI

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