Petit rappel ….

Rappelons tout d’abord qu’un logiciel est un programme (ou un ensemble de programmes) qui permet à un utilisateur, via un ordinateur (ou plus généralement un système informatique) de réaliser une tâche particulière.

Les logiciels se déclinent en plusieurs catégories selon leurs fonctionnalités (les systèmes d’exploitation, les logiciels bureautiques, les ERP, etc.)

Depuis plusieurs années maintenant, l’Internet est entré dans notre vie (quotidienne et professionnelle). Les sites Internet, puis Intranet se sont développés.
Pour qu’un site soit visité régulièrement, il faut que les informations que l’on vient y chercher soient précises, fiables, actualisées et présentées de la meilleure manière qu’il soit (la plus attrayante possible).
Pour répondre à la diversité exponentielle des contenus générés pour les sites WEB, une nouvelle famille de logiciels a fait son apparition : les logiciels de gestion de contenus.

 Qu’entend-on informatiquement par « contenu » ?

La gestion de contenu au sens large recouvre, dans le domaine informatique, l’ensemble des phases régissant le cycle de vie des documents disponibles sur le SI (Système d’Information) : de leur création et leur validation jusqu’à la gestion des règles de publication.

Concrètement, le contenu représente l’ensemble des informations proposées au visiteur d’un site Web. Certaines informations sont statiques (séquence vidéo, image, texte, graphique) et donc stockées sur un fichier, d’autres sont dynamiques (constitution des pages « à la volée » en fonction des demandes du visiteur) et nécessitent la consultation d’une base de données.
Quelles qu’elles soient, ces informations doivent être créées, modifiées, publiées puis supprimées.
S’il s’agit d’informations statiques, les pages sont générées par du code HTML. S’il s’agit d’informations dynamiques, leur gestion nécessite l’utilisation d’un langage interactif, comme le PHP, et l’accès à une base de données.
Si jadis, une personne pouvait assurer la publication, la diffusion et la gestion des documents mis en ligne, l’augmentation rapide de la taille des sites a conduit les organisations à penser différemment.
Aujourd’hui, la gestion d’un site est un travail d’équipe et le « webmaster » devient un chef d’orchestre chargé de coordonner les différents intervenants.
Mais toutes les organisations n’ont pas à disposition des techniciens du Web. Il fallait un outil qui permette à des non-informaticiens de mettre à jour rapidement et efficacement leur site Web sans compétence informatique particulière.

 Définitions

Les logiciels de gestion de contenu SGC ou en anglais CMS (Content Management System) sont donc des plates-formes entièrement paramétrables, dédiées au contenu des sites Web et pouvant être déployées rapidement. Ils permettent, sans compétence informatique particulière, de maintenir des sites volumineux en favorisant le travail collaboratif.

L’un des atouts majeurs d’un logiciel de gestion de contenu est de séparer le contenu (texte, image, vidéo) du contenant (modèles de documents pouvant être imposés par une charte graphique d’entreprise). Les graphistes créent les modèles dans lesquels viendront s’insérer automatiquement les contenus élaborés par les contributeurs. Le contenu est en principe stocké dans une base de données, la présentation est définie dans un modèle ou gabarit. Le modèle représente la mise en page des pages web (grâce au langage HTML et aux feuilles de style CSS) ainsi que les informations extraites de la base de données.

En résumé, les systèmes de gestion de contenu permettent de gérer efficacement des sites à grande échelle. Ils offrent ainsi la possibilité, à chaque membre d’une organisation, de contribuer au site web tout en respectant les règles hiérarchiques en place.

 A quel profil d’utilisateur s’adressent ces logiciels ?

Il n’existe pas d’utilisateur type d’un système de gestion de contenu. C’est une problématique universelle qui touche tout producteur d’information désirant organiser les processus de création, de publication et de recherche. Un système de gestion de contenu est donc destiné à toute organisation désirant gérer le contenu d’un site de manière efficace et productive (site Intranet, Extranet ou Internet).
Il est alors nécessaire d’impliquer le personnel qui sera touché par l’implantation de l’outil.

 Quelles sont les missions d’un système de gestion de contenu ?

• réduction des coûts  : les entreprises, qui choisissent un SGC pour la maintenance de leur(s) site(s) Internet et/ou Intranet, réalisent des économies substantielles (réduction en besoin de personnel technique, gain de temps)

• réduction des délais de publication  : la mise en ligne des documents produits par les différents éditeurs (qui du fait, ne se soucient plus que du contenu) est beaucoup plus rapide

• facilité de prise en main  : l’interface du SGC se doit d’être conviviale et simple afin que les contributeurs prennent plaisir à participer à l’élaboration du contenu du site.

• augmentation de la valeur ajoutée du contenu  : la réduction du délai de publication permet une actualisation fréquente du site et par conséquent l’assurance d’un contenu toujours pertinent ; certains SGC proposent de créer des forums associés aux articles déposés, les commentaires des visiteurs devenant eux-mêmes sources d’information.

• travail collaboratif (groupware)  : c’est l’un des principaux atouts d’un SGC. Il offre en effet la possibilité à plusieurs intervenants, par un système de droits d’accès et sur un espace commun privé, de travailler sur un même document tout en archivant les différentes versions.

• décentralisation de la gestion d’informations  : l’accès au SGC peut se faire de n’importe où, supprimant ainsi les barrières géographiques ; n’importe quel contributeur accèdera aux documents gérés où qu’il soit.

• contrôle de l’accès de l’information  : le principe des codes d’accès et des rôles attribués à chaque utilisateur du site garantit le respect de la confidentialité de certaines informations ; la gestion des utilisateurs et de leurs droits est réalisée par l’interface d’administration.

 Quelles sont les principales fonctionnalités attendues d’un système de gestion de contenu ?

• création de contenu  : interface, facilité d’utilisation, possibilité d’accès simultané de plusieurs utilisateurs, séparation du contenu et de la présentation, utilisation de modèles de présentation, réutilisation possible de source ….

• gestion de contenu  : sécurité, chaîne de validation, sauvegarde, archivage, création de rapports, contrôle des versions ……

• publication  : application d’un statut aux documents (en ébauche, en attente d’approbation, approuvé et mis en ligne), multiples formats supportés, feuilles de style CSS, possibilité d’ajouter de nouveaux formats de publication.

• accessibilité des documents  : outil de recherche (référencement des articles entre eux par des hyperliens, moteur de recherche sur le texte, tris spécifiques, gestion des utilisateurs, rapidité d’affichage).

• base de données documentaire  : en effet, une base de données relationnelle n’est pas la plus adaptée pour stocker des documents.

• localisation  : contenu proposé dans une grande variété de langues.

• déploiement  : possibilité de répartir sur des serveurs de production de sites Web délocalisés, des informations stockées sur un serveur de développement global

• support de multiples plateformes et navigateur

 Quelles sont les questions à se poser avant de choisir un système de gestion de contenu ?

Chaque organisme a ses propres besoins et il n’existe pas de SGC répondant au besoin précis de toute entreprise. Choisir le bon outil est une affaire de spécialiste pour laquelle il est primordial de trouver le plus juste équilibre entre contraintes techniques, fonctionnalités, pérennité et coûts. Il est donc nécessaire de se poser quelques questions avant d’opter pour l’un des nombreux logiciels proposés dans la gamme des SGC.

• pourquoi se procurer un SGC ?
• quelle est notre stratégie internet ?
• que cherche-t-on à accomplir sur le web ?
• quel type de site veut-on mettre en place (chiffrage en termes de volume, de fréquence de mise à jour, de nombre de contributeurs, de chaînes de validation) ?
• de quel budget dispose-t-on, quel est le coût de l’outil ?
• existe-t-il une garantie, quel est le processus de maintenance et mise à jour ? (pour les logiciels sous licence)
• quelles sont les compétences requises (nécessité d’un plan de formation)

 Les logiciels propriétaires

Dans ce domaine, des sociétés américaines se taillent la part du lion. Les leaders sont Documentum, Filenet, Vignette, Verity, Interwoven, Microsoft, OpenText, Tridion.

  Les logiciels libres les plus connus (avec leur portail francophone)

• Spip (http://www.spip.net/fr) : a connu son heure de gloire dans l’hexagone, offre d’entrée de gamme, le mieux adapté aux sites éditoriaux.
• Zope (http://www.zopera.org/ )
• Drupal (http://drupalfr.org/) : milieu de gamme, flexible pour les sites à gros volume.
• Joomla (http://www.joomla.fr/) : offre d’entrée de gamme, grande richesse fonctionnelle mais une certaine complexité.
• eZPublish (http://ezpublish-France.fr/) : meilleur compromis fonctionnalités/complexité ; solution entreprise haut de gamme.
• Typo3 (http://www.typo3.fr/) : milieu de gamme, le plus abouti du coté du nombre de fonctionnalités et évolutivité mais complexe ; un outil professionnel pour les professionnels.

 Les logiciels de gestion de contenu dans l’enseignement

La communauté éducative s’est lancée depuis plusieurs années dans la création de site Web pour mettre en ligne des supports de cours ou d’exercices.
Les systèmes de gestion de contenu s’adressant à toute organisation désirant gérer efficacement le contenu d’un site, la communauté éducative est donc concernée au premier plan. On parle alors de système de gestion de contenu à valeur éducative.

A priori dans ce cas, le corps enseignant est le déposant du contenu et l’élève est le lecteur. Mais la hiérarchie des tâches peut être plus complexe.
Les systèmes de gestion de contenu permettent aux enseignants de bénéficier d’un outil efficace pour créer des cours en ligne, mettre en place des activités pédagogiques ou des espaces d’apprentissage collaboratifs en compléments d’un enseignement présentiel (en dehors des heures de cours).
Les élèves retrouvent en ligne l’ensemble du matériel de cours et interagissent entre eux et avec l’enseignant.
Les systèmes de gestion de contenu à valeur éducative offrent des possibilités éducatives diverses et variées. Ces logiciels sont nombreux, notamment en OpenSource, et proposent un certain nombre de fonctionnalités communes. Parmi ceux-ci, on peut citer Claroline, Ganesha, Sakai ou le plus en vogue, Moodle (une étude comparative complète de ces outils existe à partir du lien http://www.projet-plume.org/files/Choix_plateforme_a2l.pdf).
La liste des fonctionnalités suivantes n’est pas exhaustive mais elle a pour objectif de susciter auprès des lecteurs une certaine curiosité !
Grâce à ces logiciels, vous pourrez :

• décrire votre cours (contenu, évaluation aux examens, coefficients, etc.)
• déposer votre progression pédagogique
• publier des documents dans différents formats
• mettre en ligne un agenda où figureront les échéances importantes (évaluation, examen, conseils de classe, etc.)
• mettre en place et administrer des forums de discussion : un forum permet aux enseignants et aux élèves d’engager une discussion, sur un thème d’apprentissage donné, sous la forme de dépôt de messages
• utiliser une messagerie interne à la plateforme (avec possibilité de l’ouvrir certains jours, à certaines heures…)
• proposer un système Wiki (collecticiel que tout le monde peut modifier) autour des notions abordées dans votre cours pour, par exemple, rédiger un document collectif
• demander la remise de travaux en ligne (en fixant des heures de clôture de dépôt), avec évaluation
• composer des exercices de révision ou d’évaluation (QCM) avec éventuellement un complément de cours en cas de résultats insuffisants
• sauvegarder vos cours et les dépôts des élèves
• accompagner de manière individuelle vos élèves (suivi personnalisé, évaluation individuelle, pédagogie différenciée)
• consulter des statistiques de fréquentation et de réussite aux exercices
• travailler de façon collaborative en impliquant tous les participants : entraide et soutien des apprenants
• échanger avec les tuteurs lors des stages en entreprises

Il existe aujourd’hui plus de 700 outils de gestion de contenu dans le monde. Les versions dans un même logiciel se succèdent à un rythme effréné. C’est l’un des domaines qui a le plus stimulé la créativité des développeurs Opensource.

 Petit lexique

CSS (Cascading Style Sheets) : ce langage informatique, dit « feuilles de style en cascade », sert à décrire la présentation des documents HTML et XML. Les standards définissant CSS sont publiés par le World Wide Web Consortium (W3C).

Extranet : réseau de type internet par lequel des organismes partenaires s’interconnectent ; pour qu’il y ait un extranet, il faut au moins deux Intranet. groupware : se dit des méthodes et des outils logiciels qui permettent à des utilisateurs de mener un travail en commun à travers les réseaux.

navigateur : logiciel conçu pour utiliser le World Wide Web (ex : Internet Explorer, Mozilla

SI : système d’information

teasing : un mot anglais signifiant « taquinerie » mais il est plus correct de le traduire par « aguicher » pour sa connotation d’excitation ; il s’agit ici de techniques pour attiser la curiosité.

Web : site composé d’ensemble de pages hyper liées entre elles et mises en ligne à une adresse ; nom donné à la toile d’araignée mondiale (World Wide Web).

WebMaster : personne responsable d’un site.

workflow(chaîne de validation) : une chaîne de validation permet de gérer le cycle de vie d’un document. Elle doit prend en compte les différents types de documents, les rôles des intervenants, les actions requises telles que soumettre un document, renvoyer pour correction, approuver, publier….

 Quelques liens

http://www.guidecms.com
ou
http://www.chuzeville.com/bloc-notes/070315-comparatif-cms-quel-outil-gestion-contenu-php-choisir.php
sites de comparaison dynamique des systèmes de gestion de contenu ; ces sites présentent également l’actualité et les événements liés à cette famille de logiciels. On y trouve la liste de tous les logiciels de gestion de contenu existants avec éventuellement une démonstration, ainsi que de nombreux dossiers sur le sujet dont des tutoriels.

http://gestion-contenu.fr/
ce site est un mini guide des logiciels libres de gestion de contenu avec notamment un tableau comparatif intéressant de quatre solutions

Quelques articles d’actualités sur 01Net :

• http://www.01net.com/editorial/370786/a-chaque-taille-de-projet-une-plate-forme-adaptee/
• http://www.01net.com/article/352044.html

Une étude comparative de plateformes de formation à distance (projet @2L d’octobre 2007) http://www.projet-plume.org/files/Choix_plateforme_a2l.pdf

Pour télécharger cet article au format pdf, cliquer sur le lien ci-dessous :